Buitenlandse documenten legaliseren en verifiëren

Als er rechtsfeiten in het buitenland hebben plaatsgevonden bent u verplicht die te laten registreren in de Basisregistratie Personen (BRP) van uw woongemeente. Een rechtsfeit kan gaan om bijvoorbeeld een geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning of adoptie. De buitenlandse documenten hiervan worden ook wel brondocumenten genoemd.

Legalisatie en verificatie

Voordat de gemeente het buitenlandse document kan gebruiken, wil de gemeente zeker weten dat uw buitenlandse documenten echt en betrouwbaar zijn. Zorg daarom voor legalisatie of verificatie van uw document. Kijk op de website van Rijksoverheid hoe u dit moet doen. Hierin staat per land actueel wat u nodig heeft.

  • Legalisatie betekent dat u officieel laat maken dat uw document echt is. Dit doet u in het land waar uw document is opgesteld.
  • Verificatie betekent dat u laat controleren of de inhoud van uw document betrouwbaar is. Dit regelt u bij de gemeente.

Afspraak maken voor registratie buitenlandse documenten

Document verifiëren

Vraag bij de gemeente om verificatie van uw document. De gemeente stuurt dan uw document naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het Ministerie laat dan controleren of de inhoud van uw document betrouwbaar is.

Wat u nodig hebt

Als u een buitenlands document wilt inschrijven, heeft u de volgende stukken nodig:

  • Een geldig legitimatiebewijs.
  • Een origineel buitenlands document.
  • Wilt u een buitenlandse huwelijksakte registreren, dan kunt u een extra verklaring nodig hebben. Als dit voor uw situatie geldt, moet deze verklaring door beide partners worden ondertekend. Wilt u een echtscheiding registreren en is deze tot stand gekomen in een EU-land (uitgezonderd Denemarken)? Dan heeft u ook een 'Brussel II bis Certificaat' nodig. Dit document is meestal te verkrijgen bij de instantie die de echtscheiding heeft uitgesproken. Een legalisatie of apostille op het echtscheidingsdocument is dan niet meer nodig.
  • Levert u de documenten voor iemand anders in? Neem dan een machtiging mee en (een kopie van) het legitimatiebewijs van de persoon die u machtigt. De persoon voor wie u de documenten inlevert (de machtiginggever) kan altijd gevraagd worden om persoonlijk naar de balie te komen

Wat kost het?

De registratie van het document is gratis. Soms is er een (beëdigde) vertaling nodig. Deze kosten moet u zelf betalen.

Legalisatie en verificatie kost meestal geld. U moet in ieder geval legeskosten betalen aan de Nederlandse ambassade of consulaat. Deze kosten verschillen per land. Informeer bij de ambassade of het consulaat wat de exacte kosten zijn.

Hoe lang duurt het?

Hoe lang de registratie duurt, verschilt van geval tot geval. Meestal duurt het 4 weken. Als er nader onderzoek nodig is, kan het langer duren.

Legalisatie of verificatie van documenten kan enkele maanden duren. Dit hangt af van de lokale instantie die de documenten moet legaliseren of verifiëren.